Arma el catálogo de mensajes de tu recepción, para resolver en uno lo que hoy toma cinco

El ejemplo: la misma pregunta, cinco mensajes contra uno

Una paciente pregunta si hay lugar el sábado. Así se contesta en casi todas las clínicas, y así se contesta con una plantilla.

Fíjate en dónde está el ahorro: no es escribir más rápido, es mandar los datos antes de que los pregunten y cerrar con una pregunta que se contesta con un número. Cada ida y vuelta que te ahorras es un paciente que no se enfría esperando la respuesta.

La secuencia

1. Llena los datos de tu clínica

   Todo el catálogo sale de aquí. Escribe como se lo dirías a una recepcionista nueva en su primer día. Lo que dejes vacío no se inventa: el prompt lo marca como SIN DATO y las plantillas salen con el hueco señalado para que lo completes tú. Lo que escribas se queda guardado en este navegador, por si cierras la página.

   Nombre de la clínica Ciudad y zona Especialidades y tratamientos principalesLos que más haces y los que más te preguntan. Horario de atención Horario en que se contesta WhatsApp Cómo se agendaQuién agenda, con cuánta anticipación, si se pide anticipo, cuánto dura la primera cita. Primera consulta: costo y qué incluye Formas de pago Política de cancelación y de llegada tarde Ubicación, estacionamiento y liga del mapa Liga para pedir reseñas en Google Quién firma los mensajes Tono De usted, cercano De tú, cálido De usted, formal Por dónde contesta tu recepción La app gratuita de WhatsApp Business Un sistema conectado a la API (Kommo, un CRM o software de citas) Las dos: la app y un sistema con API No lo sé Las preguntas que más te hacen por WhatsAppUna por línea, como las escribe el paciente. Algo más que recepción deba saberOpcional: promociones vigentes, qué no se cotiza por WhatsApp, cómo se atienden urgencias.

   No escribas aquí datos de pacientes. Solo la operación de tu clínica.

2. El prompt que escribe el catálogo

   Este prompt se arma con lo que acabas de llenar. Pide once plantillas, con las reglas comerciales que hacen que un mensaje resuelva: datos completos, una pregunta de respuesta cerrada, siguiente paso claro y cero relleno. También trae los candados que te cuidan: nada clínico sensible por WhatsApp, la política de mensajería de WhatsApp y la de reseñas de Google. Cópialo o ábrelo directo.

   Copiar
   Abrir en ChatGPT Abrir en Claude

   Al abrirlo, el prompt también se copia. Si la conversación nueva aparece vacía, pega con Ctrl+V (o mantén presionado en el celular) y envía.

   Qué hacer con lo que te devuelve Lee cada plantilla en voz alta como si fueras la paciente. Si algo no lo cumplirías (un tiempo de respuesta, un horario, un dato), corrígelo en la plantilla, no en tu cabeza. Y llena los huecos marcados como COMPLETAR antes de pasárselo a recepción.

3. Pásale los mensajes que ya mandas

   Opcional, y muy revelador. Copia diez respuestas reales de tu recepción, de conversaciones de esta semana, y quita nombres, teléfonos y cualquier dato del paciente. El prompt cuenta cuántos mensajes tomó resolver cada una y te dice cuáles plantillas del catálogo las hubieran resuelto en una.

   CopiarTe voy a pegar diez conversaciones reales de WhatsApp de mi recepción, sin nombres ni teléfonos. Para cada una dime: 1. Qué quería el paciente, en una frase. 2. Cuántos mensajes mandó la recepción hasta resolverlo, y si se resolvió. 3. Cuáles de esos mensajes eran relleno (saludo suelto, "claro", "permítame", "enseguida le confirmo"). 4. Qué plantilla del catálogo que hicimos lo habría resuelto, y cómo quedaría el mensaje con los datos de esa conversación. Al final, dime qué pregunta de pacientes apareció y no tiene plantilla en el catálogo, y escríbemela con las mismas reglas. No inventes datos de la clínica que no te haya dado. Si falta uno, márcalo como [COMPLETAR]. CONVERSACIONES: (pega aquí, una tras otra, separadas por una línea)

4. Las que van a la API, listas para registrar

   Si tu recepción contesta desde un sistema conectado a la API, los mensajes que mandas sin que el paciente te haya escrito en las últimas 24 horas (recordatorios, seguimiento de presupuesto, reactivación) tienen que ser plantillas aprobadas por Meta. Este prompt las deja en el formato que te pide tu proveedor. Si solo usas la app gratuita, sáltate este paso: tus plantillas viven como respuestas rápidas.

   CopiarDe las plantillas del catálogo que marcaste como "Plantilla de la API", prepárame cada una para registrarla en WhatsApp Business Platform, con este formato: - Nombre de la plantilla: en minúsculas, sin acentos ni espacios, con guion bajo (por ejemplo: recordatorio_cita_24h). Es un identificador técnico, por eso va así. - Categoría: UTILITY o MARKETING, con una línea de por qué. - Idioma: español (México). - Cuerpo: el mensaje con las variables numeradas como las pide Meta: {{1}}, {{2}}, {{3}}, y abajo qué dato va en cada número. - Ejemplo: el mismo mensaje con datos inventados de muestra, que Meta pide para revisar. - Botones: si conviene, hasta tres botones de respuesta rápida (por ejemplo: "Confirmo", "Necesito cambiarla"), en lugar de pedir que escriban. - Pie: en las de MARKETING, la línea para dejar de recibir mensajes. Reglas: una plantilla UTILITY no puede llevar promociones, descuentos ni invitaciones a comprar algo nuevo; si alguna mezcla aviso y promoción, sepárala en dos. Si dudas de la categoría, ponla como MARKETING: Meta revisa la categoría y puede cambiarla. No me des precios de WhatsApp: cambian por país y por tipo, y los consulto con mi proveedor.