Convierte el reporte de tu software en la agenda de tu junta
Tu software escupe reportes que nadie lee, y tu junta semanal se va en contar anécdotas. El reporte tiene los datos, la junta tiene a la gente, y nada los conecta.
El reto
El resultado es una junta que se siente productiva y no decide nada. Sales con la sensación de haber hablado mucho, y a la semana siguiente los mismos temas vuelven a estar sobre la mesa porque nunca se convirtieron en una decisión con dueño.
Lo que necesitas antes de empezar
Cinco números, no doceLos de abajo. Si tienes doce indicadores, no tienes ninguno.
Cuatro semanas de historiaLa semana que va a discutirse más las tres anteriores. Un número solo no dice nada, la tendencia sí.
Quince minutos antes de la juntaEste play se corre justo antes, no el lunes por la mañana con prisa.
Dónde sacarlosEn Dentalink: Reportes → Producción por periodo (producción y tratamientos iniciados), Agenda → Citas por estado (agendadas contra asistidas) y Reportes → Pagos recibidos (cobranza). Pacientes nuevos sale del reporte de primera vez. Anótalos en una sola hoja cada viernes: cinco números tardan cinco minutos.
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Antes de tocar la IA, decide qué mides y no lo cambies. Este es el formato: una línea por semana, siempre en el mismo orden.
Semana | Producción | Citas agendadas | Citas asistidas | Tratamientos iniciados | Cobranza | Pacientes nuevos
Sem 30 (21-27 jul) | 312000 | 96 | 78 | 21 | 268000 | 14
Sem 31 (28 jul-3 ago) | 289000 | 88 | 65 | 17 | 301000 | 11
Sem 32 (4-10 ago) | 341000 | 104 | 91 | 26 | 275000 | 19
Sem 33 (11-17 ago) | 298000 | 92 | 70 | 18 | 312000 | 12
Reglas de captura:
- Producción: lo que se trabajó, no lo que se cobró.
- Cobranza: dinero que entró de verdad esa semana.
- Citas asistidas: las que sí llegaron, no las confirmadas.
- Montos solo en número, sin signo de pesos ni comas.
- Misma semana de corte siempre, aunque caiga puente.
Pide decisiones, no descripciones
Un resumen del reporte no sirve de nada: ya sabes qué pasó. Lo que necesitas es qué hacer al respecto, redactado como decisión.
Eres el director de operaciones de una clínica dental. Te paso los números de la semana y los de las tres semanas anteriores.
Prepárame la agenda de la junta semanal de 45 minutos, en este formato:
1. LOS NÚMEROS (máximo 5 líneas). Solo lo que cambió de forma relevante contra las tres semanas previas, con el número y el cambio en porcentaje. Lo que se movió menos del 10% no lo menciones.
2. LA PREGUNTA DE LA SEMANA. La única pregunta que, si la resolvemos, mueve más el resultado. Una sola.
3. TRES DECISIONES A TOMAR. Cada una redactada como decisión, no como tema.
Mal: "hablar de la agenda".
Bien: "decidir si abrimos el sábado de 9 a 2 durante septiembre".
Cada decisión con un dueño sugerido y la fecha en que debería estar hecha.
4. LO QUE NO VAMOS A DISCUTIR ESTA SEMANA. Dos o tres cosas que parecen urgentes y no lo son, para poder cortarlas si salen en la junta.
Sé breve y concreto. Si un número está raro y sospechas un error de captura en lugar de un cambio real, dilo antes de analizarlo.
NÚMEROS:
[pega aquí las cuatro líneas de tu tabla, con los encabezados]
Cierra el ciclo la semana siguiente
Esta es la parte que nadie hace y la única que convierte una junta en un sistema. Al inicio de la siguiente junta, antes de ver números nuevos, revisa qué pasó con las decisiones de la anterior.
DECISIONES DE LA SEMANA PASADA Y QUÉ PASÓ
1. Abrir sábados de 9 a 2 en septiembre | Dueño: Nicole | Fecha: viernes | Resultado: hecho, ya está en agenda
2. Llamar a los 12 presupuestos de julio sin respuesta | Dueño: recepción | Fecha: miércoles | Resultado: se llamaron 4
3. Definir quién presenta los presupuestos de implantes | Dueño: Sebas | Fecha: martes | Resultado: no se tocó
Estas fueron las decisiones que tomamos la semana pasada y lo que realmente pasó con cada una.
Dime:
- Cuáles se ejecutaron completas, cuáles a medias y cuáles no se tocaron.
- De las que no avanzaron, cuál es el patrón: ¿falta de tiempo, dueño equivocado, decisión mal definida o prioridad falsa?
- Qué debo cambiar en CÓMO definimos las decisiones para que la próxima semana sí se ejecuten.
No me consueles. Si el patrón es que estamos decidiendo cosas que nadie puede ejecutar, dímelo así.
DECISIONES:
[pega aquí el bloque con el formato de arriba]
Cómo sabes si sirvió
Mide una sola cosa: qué porcentaje de las decisiones de la semana pasada se ejecutó completo. Si llevas cuatro semanas arriba del 70%, tu junta ya es un sistema. Si estás abajo del 40%, el problema no es la agenda: estás tomando decisiones sin dueño real. La plantilla de junta diaria es el complemento del día a día.
Antes de pegar nadaNunca pegues nombres, teléfonos, correos ni datos clínicos identificables de tus pacientes en una herramienta de IA. Los formatos de esta página ya están diseñados para que no haga falta.
Los otros AI Plays
Uno a la vez
Correrlos todos juntos es la forma más rápida de no terminar ninguno. Cuando este ya esté hecho, sigue el que ataque tu problema más caro.
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